Digitale transformatie optimaliseert Operation Management van Avista Oil

20 jaar voorsprong in twee jaar behaald

"We gebruikten nog steeds een oplossing uit 1987", zegt CEO Leon Sloth Skovbo, die ons een kopie laat zien van het legendarische 'blauwe formulier'. Dit formulier was decennia lang de ruggengraat van AVISTA OIL Denemarken en was essentieel bij de inzameling van afgewerkte olie in het hele land. Zes maanden geleden werd het formulier buiten gebruik gesteld en werden de processen gedigitaliseerd met een Microsoft Field Service-gebaseerde oplossing, deze werd geïntegreerd met Dynamics NAV en Power BI. Het is het begin van een geheel nieuwe manier van werken voor de meeste medewerkers.

Zoals Chief Financial Officer Martin Jack Mattison ons vertelt: "Ik geloof dat we in slechts twee jaar, 20 jaar technologische vooruitgang hebben geboekt."

In principe werkte het blauwe formulier best goed. Alle gegevens over de oliecollectieopdracht werden vastgelegd met een kopie voor de klant. Maar wanneer een formulier echter verloren ging, was het onmogelijk om de maandelijkse rekeningen op te maken.

"Het was een enorm probleem", zegt Logistics and HR Manager Claus Cebulla, die verantwoordelijk is voor de ongeveer 11.000 jaarlijkse oliecollecties van automonteurs, recyclingstations, boerderijen, bedrijven, enz.

Benutting van onze vloot is immens verbeterd

Het dagelijkse werk van Claus Cebulla bij AVISTA OIL Denemarken is sterk veranderd na de implementatie van de Field Service-oplossing eind 2019. We ontmoetten Claus en zijn collega bij de grote computerschermen die hen een overzicht geven van de hele operatie: chauffeurs op de baan, locatie van tankschepen, tijd en plaats van geplande inzameling van afgewerkte olie.

Eén van de grote voordelen is dat het systeem het zeer eenvoudig maakt om inzamelingen in te plannen. Plus centraal aangebrachte wijzigingen zijn direct zichtbaar in de 16 tankers, deze zijn voorzien van iPads met de speciale systeemapp.

"Bijvoorbeeld wanneer een klant belt en er is een tanker in de buurt met voldoende tijd en de benodigde reservecapaciteit, kan ik de tanker direct naar de klant sturen. Dit betekent dat we de afgewerkte olie zelfs binnen het uur kunnen ophalen", zegt Claus Cebulla. Deze nieuwe en gestructureerde manier van werken heeft de klantenservice ontzettend verbeterd en het gebruik van onze middelen geoptimaliseerd.

"Onze werkdagen hier op kantoor en op de baan zijn enorm verbeterd", zegt Claus Cebulla. "Onze vloot wordt nu veel beter benut. Het is moeilijk om precies te zeggen hoeveel je hebt gewonnen. Maar ik kan je vertellen dat we een periode van verhoogde ziekte bij onze chauffeurs hebben gezien en dat we nog steeds ons inzamelingsrecord konden verbreken."

"We hebben momenteel een overcapaciteit. Dit betekent dat onze loonkosten voor overuren zijn gedaald. En we hebben het tijdverbruik voor het ophalen van olie geoptimaliseerd", besluit Claus Cebulla.

Eenvoudige registratie van werkuren en supersnelle facturering

Ook de registratie van werktijden is volledig veranderd:
"Chauffeurs voeren hun uren in via de app en worden vervolgens overgezet. Iedere maandag noteer ik mijn uren van de afgelopen week, waardoor ik 7-8 uur per week bespaar ", zegt Claus Cebulla.

Alsook de snelheid om de facturen te versturen is geoptimaliseerd:
"Rond 10 's ochtends krijgen we telefonisch bestellingen binnen. Als er een tanker in de buurt is, kunnen we de olie binnen een uur ophalen en met behulp van het Field Service-systeem kunnen we de factuur later op de dag afgeven. Super handig!"

De chauffeurs zijn erg blij met de oplossing

Wanneer we naar buiten lopen, komen we chauffeur Bo Joergensen tegen, hij maakt zich klaar om te vertrekken met zijn tanker. 

De iPad is gemonteerd in zijn cabine en is een belangrijk onderdeel van zijn werk geworden. Het bevat alles wat hij nodig heeft: de lijst met geplande collecties, navigatie naar de olietank, een foto van de tank die laat zien waar de tanker moet worden geplaatst, het rapport voor de klant en de mogelijkheid om het bezoek volledig te voltooien inclusief facturering en handtekening van de klant. "Dit maakt mijn job véél gemakkelijker", zegt Bo Joergensen voordat hij op pad gaat voor de eerste collectie-tour van de dag.

"Vroeger ontving elke chauffeur de opdrachten voor de volgende dag per e-mail van de klantenservice, waarna het erg moeilijk was om iets te wijzigen. Nu kan ik het binnen de minuut veranderen. Ik kan bestellingen toevoegen en verwijderen waarna de chauffeur, die steeds online is op zijn tablet, onmiddellijk op de hoogte wordt gebracht", zegt Claus Cebulla.

De chauffeur besteedt geen tijd meer aan papierwerk: "Het systeem genereert een rapport voor de Environmental Protection Agency, waarin wordt gedocumenteerd dat het bedrijf de olie heeft verwijderd en dat we deze hebben opgehaald. Het systeem is voor elk bedrijf opgezet met het juiste afhaalinterval. We hoeven alleen maar een vakje aan te vinken en dan doet het systeem de rest ”, zegt Claus Cebulla.